<div dir="ltr">Alas, we have made no headway on my email regarding our travel advance policy [1], but we have an important decision to make as soon as possible [2].<div><div><br></div><div>As you know, we are hoping to send three representatives from Sugar Labs to the Google Summer of Code summit. Google has in fact allocated $3300 towards travel for this purpose (See [3] below). The plan of record was to send Cristina Del Puerto, who will be traveling from San Francisco, essentially at no cost, Samson Goddy, who will be traveling from Nigeria, and Michaël Ohayon, who will be traveling from France.</div><div><br></div><div>Samson has requested that the SFC prepurchase a ticket for him, as detailed in [2]. He has also accrued several hundred US dollars in expenses in obtaining his visa, which was money lent to him by community members when the SLOB denied his request for a travel advance. He is also asking for a cash advance of US $550 to cover local transportation needs in Nigeria and the States [4]. It is likely that the total cost of his and <span style="font-size:12.8px">Michaël</span>'s travel will exceed the Google budget by some hundreds of dollars. That said, I think it is a worthwhile investment in two dedicated community members. So...</div><div><br></div><div>Motion: Approve a travel advance for US $2550 (US $2000 SFC prepurchase of an airline ticket and $550 towards local transport) for Samson Goddy's travel to the Google Summer of Code mentor's summit.</div><div><br></div><div>Your timely response to this motion much appreciated.</div><div><br></div><div>regards.</div><div><br></div><div>-walter</div><div><br></div><div><br></div><div>[1] <a href="http://lists.sugarlabs.org/archive/iaep/2017-September/020168.html" target="_blank">http://lists.sugarlabs.<wbr>org/archive/iaep/2017-<wbr>September/020168.html</a></div><div><br></div><div>[2] <span style="font-size:12.8px">SLOBs,</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">As you probably know, Google provides a donation of $2,700 which they suggest</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">projects use for travel for mentors and students, ideally for the Mentor</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Summit.</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Samson has asked us to book his flight.  It seems it will probably cost</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">around $1,800, but I'm sorting out details with Samson now based on his email</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">in a private thread.</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">I ask that Adam Holt, as Representative to Conservancy from SLOBs, please</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">communicate immediate approval for up to $2,000 for booking Samson's flight</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">(prices may change by the time you send that approve, so extra budget room</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">is a good idea).</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Note that the budget constraint by Conservancy's travel policy in this case</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">is US$2,748.54 for this particular travel, but the Google funding means we</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">do need to get approval from you, since likely the combined travel for GSoC</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">-- which includes Samson Goddy, Michaël Ohayon, and Cristina Del Puerto --</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">will likely, in combination, go above the $2,700 donation for this purpose</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">from Google.  Others have not sent their travel details so we don't know</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">their travel costs -- if you want to set capped budgets for them as well,</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">please do that immediately too.</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">I recommend approval for all this travel -- provided that it follows</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Conservancy's main travel policy -- given the large amount of funds Sugar</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Labs has at its disposal already, but it's of course your decision.</span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-size:12.8px">Martin Michlmayr</span><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span><div class="gmail-m_-5123573041561658137gmail-yj6qo gmail-m_-5123573041561658137gmail-ajU" style="margin:2px 0px 0px;font-size:12.8px"></div><div>[3] <font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">Hi GSoC Org Admins -- <br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">As a thank you for your participation in GCI this year we want to give you 3 slots for mentors to send to the GSoC Mentor Summit (instead of the normal 2).</span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">We will add an additional $1100 to your GSoC mentor travel stipend payment (for a total of $3300 for the mentor travel stipends). Feel free to have the third person sign up for the Mentor Summit registration before September 5th, the sooner the better so we can get more folks off of the wait list early.</span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">We will of course pay for the 3rd person's room for Friday and Saturday nights as well so be sure they sign up for their hotel room at either the Sunnyvale Sheraton Hotel  or Aloft Santa Clara Hotel before September 5th.</span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">It would be great if you sent a mentor that was a mentor for both programs as your third person. The person does need to be at least 18 years old.</span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">If you have any questions please let us know.</span></font></div><div><br></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">Best,</span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">Stephanie and Mary</span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div><font face="Arial"><span style="font-size:12.8px;white-space:pre-wrap">[4] Sure and $550 for travel advance.... I will be in Lagos for almost 7 hours and London for 6 hrs, transportation and taxes in Both airport in Nigeria and America. I wanted to fly from Port Harcourt direct to SFO but it will cost additional $1500 to the flight money which i think people in the board might argue on.. So i decided to use Lagos instead of Port Harcourt to save $1.5k, though more stressful but less money spent</span></font></div><div><br></div>-- <br><div class="gmail-m_-5123573041561658137gmail_signature"><div><div><font><font>Walter Bender</font></font><br><font><font>Sugar Labs</font></font></div><div><font><a href="http://www.sugarlabs.org" target="_blank"><font>http://www.sugarlabs.org</font></a></font><br><a href="http://www.sugarlabs.org" target="_blank"><font></font></a><br></div></div></div>
</div></div></div>