<div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2017-09-07 14:59 GMT-05:00 Walter Bender <span dir="ltr"><<a href="mailto:walter.bender@gmail.com" target="_blank">walter.bender@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><div><div class="gmail-h5">On Thu, Sep 7, 2017 at 3:37 PM, Laura Vargas <span dir="ltr"><<a href="mailto:laura@somosazucar.org" target="_blank">laura@somosazucar.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><div><div class="gmail-m_-770376700407621322gmail-h5">2017-09-07 14:03 GMT-05:00 Walter Bender <span dir="ltr"><<a href="mailto:walter.bender@gmail.com" target="_blank">walter.bender@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><div><div class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-h5">On Thu, Sep 7, 2017 at 2:19 PM, Laura Vargas <span dir="ltr"><<a href="mailto:laura@somosazucar.org" target="_blank">laura@somosazucar.org</a>></span> wrote:<br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><div class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-h5"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div>Hi SLOBs,</div><div><b><br></b></div><div><b>To avoid future Sugar Labs travelers to have to request personal loans to fulfill their programs expectations</b> and as it has been discussed recently by the Board, Sugar Labs Travel Policy is subject to Software Freedom Conservancy Travel Policy and therefore <a href="https://github.com/conservancy/policies/blob/master/Travel/conservancy-travel-policy.txt#L220" target="_blank">we are required to approve a procedure</a> for "Request for Travel Policy exemptions".   </div><div><br></div></div><div>I have documented the following draft on: <a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Procedures" target="_blank">https://wiki.sugarlabs.org<wbr>/go/Procedures</a> with very limited understanding of Ignacio's US$350 Cash Advance April 2017 Travel Policy - rejection circumstances.</div><div><br></div><div>Those with more info, please read and give back your constructive feedback to enhance the procedure before making a <b>proper motion to approve the procedure.</b></div><div><br></div><div><br></div><div>Regards,</div><div>Laura V</div></div><div><div class="gmail_quote"><h2 style="color:black;background-image:none;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial;font-weight:normal;margin:1em 0px 0.25em;overflow:hidden;padding:0px;border-bottom:1px solid rgb(170,170,170);font-family:"Linux Libertine",Georgia,Times,serif;line-height:1.3"><span class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail-mw-headline" id="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail-Internal_Procedure_.2301:_.22Request_for_Travel_Policy_exemptions.22">Internal Procedure #01: "Request for Travel Policy exemptions"</span></h2><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 1: Any Sugar Labs member/contributor can request a Cash advance - Travel Policy exemption by sending a formal request to slobs AT <a href="http://lists.sugarlabs.org" target="_blank">lists.sugarlabs.org</a> detailing the reason for the request, the amount of the request, the date needed and any other relevant information. Requesting party understands SFC has the final approval for his/her request and must make sure to ask with enough anticipation of the need of the Cash advance - Travel Policy exemption.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 2: Sugar Labs Oversight Board members manage project funds, and according to available balance on Sugar Labs Accounts at the date of the request, they must try to reach consensus in the form of majority of votes to approve or disapprove the request. Once the request gets approved or disapproved the decision shall be documented on <a rel="nofollow" class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522external gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail-free" href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/Decisions" style="color:rgb(102,51,102);text-decoration-line:none;background-color:initial;border-bottom:1px dotted lightgrey;padding-right:13px;word-wrap:break-word" target="_blank">https://wiki.sugarlabs.org/<wbr>go/Oversight_Board/Decisions</a>.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 3: In case of an approved decision, Sugar Labs representative or his/her delegate (e.g. Sugar Labs Financial Manager) will communicate to SFC the decision and make in Sugar Labs behalf the correspondent Cash Advance - Travel Policy exemption request and follow up the result with the Conservancy sharing the results with the Sugar Labs Oversight Board and the requesting party.</p></div><span class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><div><br></div><div>-- <br></div></font></span></div><span class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><div class="gmail-m_-770376700407621322gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Laura V.<br><font color="#ff00ff"><b>
I&D SomosAZUCAR.Org</b></font></div><div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif"><br>“Solo la tecnología libre nos hará libres.” </span></font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif">~ L. Victoria</span></font><br><br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">Happy Learning!<br>#LearningByDoing</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#Projects4good</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#IDesignATSugarLabs<br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#WeCanDoBetter</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</font></span></div>
<br></div></div>______________________________<wbr>_________________<br>
SLOBs mailing list<br>
<a href="mailto:SLOBs@lists.sugarlabs.org" target="_blank">SLOBs@lists.sugarlabs.org</a><br>
<a href="http://lists.sugarlabs.org/listinfo/slobs" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.sugarlabs.org/lis<wbr>tinfo/slobs</a><br>
<br></blockquote><div><br></div><div>Laura,</div><div><br></div><div>Thanks for getting the ball rolling on this. </div></div></div></div></blockquote><div><br></div></div></div><div>Your welcome!</div><div><br></div><div>I undid your changes since <b>a procedure needs to have Action items clearly identified to be able to track any upgrade required to the proposed procedure</b>.</div></div></div></div></blockquote><div><br></div></div></div><div>IMHO, my wording was much easier to follow than yours and had a number of tweaks, such as removing the requirement that the request be made by a "member". </div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>I have no idea or reference of any case. Please explain why a requirement would be acceptable of it is made to Sugar Labs by a non-member/contributor?</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div>Perhaps for a non-native speaker of English, adding the word 'Action:" at the start of a sentence is helpful? To a native speaker, it is redundant. But beyond that detail. you also undid the detailed content of my changes as well. Can you explain your reasons? Did you disagree with my edits?</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div><br></div><div>Yes, functionality shall not be sacrificed in the name of Cosmetology :D</div><div><br></div><div>Remember our goal is to <b>make the procedure friendly, easy to understand, translate and follow.</b> </div><div><br></div><div>A well tough procedure has few words and it is defined by it's Action points. There are 3 clear actions being proposed for the Cash advance - Travel Policy exemption procedure:</div><div><br></div><div>Action 1: member/contributor requests a Cash advance - Travel Policy exemption</div><div><br></div><div>Action 2: Sugar Labs Oversight Board members take an approve/disapprove decision</div><div><br></div><div>Action 3: In case of an approved decision, Sugar Labs representative or his/her delegate (e.g. Sugar Labs Financial Manager) will communicate to SFC the decision and make in Sugar Labs behalf the correspondent Cash Advance - Travel Policy exemption request </div><div><br></div><div>Please add to the discussion (here and/or the wiki) specific requirements for words adding, removal, etc in each specific <a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Procedures">Action</a>.</div><div><br></div></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Laura V.<br><font color="#ff00ff"><b>
I&D SomosAZUCAR.Org</b></font></div><div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif"><br>“Solo la tecnología libre nos hará libres.” </span></font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif">~ L. Victoria</span></font><br><br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">Happy Learning!<br>#LearningByDoing</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#Projects4good</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#IDesignATSugarLabs<br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#WeCanDoBetter</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div></div>