<div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Sep 7, 2017 at 3:37 PM, Laura Vargas <span dir="ltr"><<a href="mailto:laura@somosazucar.org" target="_blank">laura@somosazucar.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><div><div class="gmail-h5">2017-09-07 14:03 GMT-05:00 Walter Bender <span dir="ltr"><<a href="mailto:walter.bender@gmail.com" target="_blank">walter.bender@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><div><div class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-h5">On Thu, Sep 7, 2017 at 2:19 PM, Laura Vargas <span dir="ltr"><<a href="mailto:laura@somosazucar.org" target="_blank">laura@somosazucar.org</a>></span> wrote:<br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><div class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-h5"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div>Hi SLOBs,</div><div><b><br></b></div><div><b>To avoid future Sugar Labs travelers to have to request personal loans to fulfill their programs expectations</b> and as it has been discussed recently by the Board, Sugar Labs Travel Policy is subject to Software Freedom Conservancy Travel Policy and therefore <a href="https://github.com/conservancy/policies/blob/master/Travel/conservancy-travel-policy.txt#L220" target="_blank">we are required to approve a procedure</a> for "Request for Travel Policy exemptions".   </div><div><br></div></div><div>I have documented the following draft on: <a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Procedures" target="_blank">https://wiki.sugarlabs.org<wbr>/go/Procedures</a> with very limited understanding of Ignacio's US$350 Cash Advance April 2017 Travel Policy - rejection circumstances.</div><div><br></div><div>Those with more info, please read and give back your constructive feedback to enhance the procedure before making a <b>proper motion to approve the procedure.</b></div><div><br></div><div><br></div><div>Regards,</div><div>Laura V</div></div><div><div class="gmail_quote"><h2 style="color:black;background-image:none;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial;font-weight:normal;margin:1em 0px 0.25em;overflow:hidden;padding:0px;border-bottom:1px solid rgb(170,170,170);font-family:"Linux Libertine",Georgia,Times,serif;line-height:1.3"><span class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail-mw-headline" id="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail-Internal_Procedure_.2301:_.22Request_for_Travel_Policy_exemptions.22">Internal Procedure #01: "Request for Travel Policy exemptions"</span></h2><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 1: Any Sugar Labs member/contributor can request a Cash advance - Travel Policy exemption by sending a formal request to slobs AT <a href="http://lists.sugarlabs.org" target="_blank">lists.sugarlabs.org</a> detailing the reason for the request, the amount of the request, the date needed and any other relevant information. Requesting party understands SFC has the final approval for his/her request and must make sure to ask with enough anticipation of the need of the Cash advance - Travel Policy exemption.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 2: Sugar Labs Oversight Board members manage project funds, and according to available balance on Sugar Labs Accounts at the date of the request, they must try to reach consensus in the form of majority of votes to approve or disapprove the request. Once the request gets approved or disapproved the decision shall be documented on <a rel="nofollow" class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522external gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail-free" href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/Decisions" style="color:rgb(102,51,102);text-decoration-line:none;background-color:initial;border-bottom:1px dotted lightgrey;padding-right:13px;word-wrap:break-word" target="_blank">https://wiki.sugarlabs.org/<wbr>go/Oversight_Board/Decisions</a>.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 3: In case of an approved decision, Sugar Labs representative or his/her delegate (e.g. Sugar Labs Financial Manager) will communicate to SFC the decision and make in Sugar Labs behalf the correspondent Cash Advance - Travel Policy exemption request and follow up the result with the Conservancy sharing the results with the Sugar Labs Oversight Board and the requesting party.</p></div><span class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><div><br></div><div>-- <br></div></font></span></div><span class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><div class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail-m_-1160108482412568522gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Laura V.<br><font color="#ff00ff"><b>
I&D SomosAZUCAR.Org</b></font></div><div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif"><br>“Solo la tecnología libre nos hará libres.” </span></font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif">~ L. Victoria</span></font><br><br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">Happy Learning!<br>#LearningByDoing</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#Projects4good</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#IDesignATSugarLabs<br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#WeCanDoBetter</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</font></span></div>
<br></div></div>______________________________<wbr>_________________<br>
SLOBs mailing list<br>
<a href="mailto:SLOBs@lists.sugarlabs.org" target="_blank">SLOBs@lists.sugarlabs.org</a><br>
<a href="http://lists.sugarlabs.org/listinfo/slobs" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.sugarlabs.org/lis<wbr>tinfo/slobs</a><br>
<br></blockquote><div><br></div><div>Laura,</div><div><br></div><div>Thanks for getting the ball rolling on this. </div></div></div></div></blockquote><div><br></div></div></div><div>Your welcome!</div><div><br></div><div>I undid your changes since <b>a procedure needs to have Action items clearly identified to be able to track any upgrade required to the proposed procedure</b>.</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>IMHO, my wording was much easier to follow than yours and had a number of tweaks, such as removing the requirement that the request be made by a "member". Perhaps for a non-native speaker of English, adding the word 'Action:" at the start of a sentence is helpful? To a native speaker, it is redundant. But beyond that detail. you also undid the detailed content of my changes as well. Can you explain your reasons? Did you disagree with my edits?</div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><br></div><div>Your inquiry is related to  Action 2 of the proposed procedure:</div><span class="gmail-"><br class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-Apple-interchange-newline"><div><span style="color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">>Action 2: Sugar Labs Oversight Board members manage project funds, and according to available balance on Sugar Labs Accounts at the date of the request, they must try to reach consensus in the form of majority of votes to approve or disapprove the request. Once the request gets approved or disapproved the decision shall be documented on </span><a rel="nofollow" class="gmail-m_-6830016234486154724external gmail-m_-6830016234486154724gmail-free" href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/Decisions" style="text-decoration-line:none;color:rgb(102,51,102);border-bottom:1px dotted lightgrey;padding-right:13px;word-wrap:break-word;font-family:sans-serif;font-size:14px" target="_blank">https://wiki.sugarlabs.org/<wbr>go/Oversight_Board/Decisions</a><span style="color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">.</span></div><div><br></div><div><br></div></span><div>Please be as specific as possible. What else would you like Action 2 to say?</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>I would like specific criteria for the decisions that SLOB makes. Currently, the only criteria stated is availability of funds. But clearly there are other criteria, since Samson's request, fully funded by Google, was denied. I ask that those who voted down that request clarify the criteria that they used.</div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><br></div><div>We can add it once we have a better understanding of your suggestion.</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>Since my suggestions are removed, it will be hard to have a discussion about them. I'll copy my deleted text here, with "Action" prepended, since apparently you don't want to use the wiki for edits/discussion:</div><div><br></div><div><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">Action 1: Before asking for a travel advance, please consider the following questions:</p><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Is the travel on behalf of Sugar Labs?</li><li style="margin-bottom:0.1em">Has the trip been approved by the Sugar Labs oversight board or some designated representative of the board?</li><li style="margin-bottom:0.1em">Do the travel plans comply with the SFC <a rel="nofollow" class="external gmail-text" href="https://github.com/conservancy/policies/blob/master/Travel/conservancy-travel-policy.txt" style="text-decoration-line:none;color:rgb(102,51,102);background-color:initial;border-bottom:1px dotted lightgrey;padding-right:13px">travel policy</a>?</li><li style="margin-bottom:0.1em">Do you need to have a ticket purchased on your behalf?</li><li style="margin-bottom:0.1em">Do you need cash for local travel and/or per diem expenses?</li></ul><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">Action 2: Anyone traveling on behalf of Sugar Labs may request a travel advance by sending a written request to the oversight board <slobs AT <a href="http://lists.sugarlabs.org">lists.sugarlabs.org</a>>. Be sure to include the reason for your request, the amount requested, the anticipated dates of travel, and answers to the questions above.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">Action 3: The oversight board will discuss the request and may ask for clarification. The criteria for approval include:</p><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">availability of funds</li><li style="margin-bottom:0.1em"> ???</li></ul><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">It may take the board <i>up to one week</i> to reach its decision, so please make your request as far in advance as possible.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">Action 4: The deliberations of the board will either be published on a <a rel="nofollow" class="external gmail-text" href="https://lists.sugarlabs.org/" style="text-decoration-line:none;color:rgb(102,51,102);background-color:initial;border-bottom:1px dotted lightgrey;padding-right:13px">public email list</a> or in a <a rel="nofollow" class="external gmail-text" href="https://meeting.sugarlabs.org/sugar-meeting/meetings" style="text-decoration-line:none;color:rgb(102,51,102);background-color:initial;border-bottom:1px dotted lightgrey;padding-right:13px">meeting log</a>. The decision itself will be documented on <a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/Decisions" title="Oversight Board/Decisions" style="text-decoration-line:none;color:rgb(11,0,128);background:none;border-bottom:1px dotted lightgrey">Oversight_Board/Decisions</a>.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px">Action 5: If the travel advance is approved (by at least four board members) then our liaison with the SFC will communicate the decision on behalf of the applicant. Note that approval by the SL oversight board does not guarantee that the SFC will approve the travel advance. (Past experience suggests that they are more likely to approve the prepurchase of a ticket than a cash advance.) The time-frame for the SFC varies widely and is outside of our control, so again, it is recommended that you make your request well in advance.</p><p style="margin:0.5em 0px;line-height:inherit;color:rgb(37,37,37);font-family:sans-serif;font-size:14px"><br></p></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><br></div><div><br></div><div>Regards and thanks for helping out<span class="gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><br></font></span></div><span class="gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><div><br></div><div>Laura</div></font></span><span class="gmail-"><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><font color="#252525" face="sans-serif"><span style="font-size:14px"><br></span></font></div><div><font color="#252525" face="sans-serif"><span style="font-size:14px">regards.</span></font></div><span class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><div><font color="#252525" face="sans-serif"><span style="font-size:14px"><br></span></font></div><div><font color="#252525" face="sans-serif"><span style="font-size:14px">-walter</span></font></div><div> </div></font></span></div><span class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail-m_-6830016234486154724gmail-m_7103657438154730635gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font><font>Walter Bender</font></font><br><font><font>Sugar Labs</font></font></div><div><font><a href="http://www.sugarlabs.org" target="_blank"><font>http://www.sugarlabs.org</font></a></font><br><a href="http://www.sugarlabs.org" target="_blank"><font></font></a><br></div></div></div>
</font></span></div></div>
</blockquote></span></div><br><br clear="all"><span class="gmail-"><div><br></div>-- <br><div class="gmail-m_-6830016234486154724gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Laura V.<br><font color="#ff00ff"><b>
I&D SomosAZUCAR.Org</b></font></div><div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif"><br>“Solo la tecnología libre nos hará libres.” </span></font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><font size="2"><span style="color:rgb(102,102,102);font-family:"helvetica neue",helvetica,arial,sans-serif">~ L. Victoria</span></font><br><br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">Happy Learning!<br>#LearningByDoing</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#Projects4good</div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#IDesignATSugarLabs<br></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px">#WeCanDoBetter</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</span></div></div>
</blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font><font>Walter Bender</font></font><br><font><font>Sugar Labs</font></font></div><div><font><a href="http://www.sugarlabs.org" target="_blank"><font>http://www.sugarlabs.org</font></a></font><br><a href="http://www.sugarlabs.org" target="_blank"><font></font></a><br></div></div></div>
</div></div>