<div dir="ltr"><div><div><div><div>Hi Bradley,<br><br></div>Sugar Labs Oversight Board has passed 2 motions to retroactively approve Devin Ulibarri's compensation of $500 for February 1-5 at Constructionism 2016 in Bangkok, and his travel/conf expenses of $1690.39.  If these presumably meet SFConservancy's travel/expenses policies, please arrange this total ($2190.39) to be paid without delay.  Presumably subtracting $787.31 to be paid to Walter Bender who bought Devin's flight, so the check to Devin would be: $1403.08<br><br></div>Likewise Walter Bender's own travel/conf expenses ($1389.29) have also been restroactively approved.  Ditto if these presumably meet SFConservancy's travel/expense policies, please arrange for payment without delay.  Presumably adding $787.31 for Devin's flight, so the check to Walter would be: $2176.60<br><br></div><div>Separately, as experts on this matter, does SFConservancy have an opinion on Sugar Labs currently maintaining our legally-required 501(c)(3) bylaws on an open-to-all wiki at <a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Sugar_Labs/Governance">https://wiki.sugarlabs.org/go/Sugar_Labs/Governance</a> regularly changed by passersby, without even mentioning the word "bylaws" curiously?<br><br>Any quick recommendations for us to improve our legal/governance practices here, given your extensive experience?<br></div><div><br></div><div>Adam Holt<br></div></div>Sugar Labs Oversight Board Liaison to SFConservancy.org<br><div><div><div><div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, Apr 8, 2016 at 4:45 AM, Adam Holt <span dir="ltr"><<a href="mailto:holt@laptop.org" target="_blank">holt@laptop.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div class="h5">On Wed, Apr 6, 2016 at 8:35 PM, Accounting at Software Freedom Conservancy <span dir="ltr"><<a href="mailto:accounting@sfconservancy.org" target="_blank">accounting@sfconservancy.org</a>></span> wrote:<br></div></div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><div class="h5"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Adam,<br>
<br>
The accounting department at Conservancy never received a reply to this<br>
thread below.  As Representative, I would have expected reply to come<br>
from you.<br>
<span><br>
> Walter Bender wrote on 10 February:<br>
>> Please find attached my expenses for the Turtle/Music Blocks workshop<br>
>> in Thailand this month.<br>
<br>
</span>I wrote on  8 March:<br>
<span>> I have processed this expense report for a total expenses amount of<br>
> $1,389.29 for Bender's travel to the Constructionalism 2016 conference.<br>
> However, I don't see any records of SLOBs approval of this expense.<br>
><br>
> Adam, as Representative, can you please communicate ASAP that the SLOBs<br>
> have approved this expense?<br>
><br>
</span>> Once I have this, we can send the reimbursement.<br>
<br>
... and, as such, Walter has still not been reimbursed for his $1,389.29<br>
for travel to the Constructionalism 2016 conference.<br>
<br>
I really would appreciate if you'd either approve the expense, or<br>
indicate that it should not be paid, so I can give a definitive answer<br>
to the traveler about whether the reimbursement request will be paid.<br>
<br>
(I know that SLOBs tend to approve things via meetings, so you can just<br>
send a link to SLOBs minutes if it was approved at a meeting already.)<br>
<div><div>--<br>
Bradley M. Kuhn<br>
President & Distinguished Technologist of Software Freedom Conservancy<br>
 |------> & also, de-facto Bookkeeper since we can't afford to hire one.<br>
Pls donate so we can increase staff: <a href="https://sfconservancy.org/supporter/" rel="noreferrer" target="_blank">https://sfconservancy.org/supporter/<br></a></div></div></blockquote></div></div><div> <br>Hi Bradley Kuhn who does all the hard work behind SFConservancy Accounting,<br><br>Sorry I was away in Haiti when you wrote in March.  Your file<br>Sugar/Ledger/sugar.ledger correctly shows Walter Bender's $807.22<br>flight + expenses to Thailand's Constructionism 2016 = $1389.29 total.<br><br>If SL's Oversight Board was supposed to vote on this affirmatively per<br>SFConservancy policies, can you just clarify those policies,<br>particularly with many new board members since February 2nd 2016, so<br>that we're fully in compliance without confusion going forward?<br>If SL Board pre-approval of expenses or budgets are necessary and/or<br>wise then any particular suggestions for resolving this expeditiously<br>most appreciated.  Thank you greatly in advance for your time.<br><br>Aside: Caryl Bigenho and Dave Crossland have been working on a<br>Treasurer suggestion for Sugar Labs to possibly make such financial<br>clarity and promptness more of a priority for our community in future,<br>relevant later this spring if SL's Board chooses to act on this or similar,<br>but we are not quite there yet encoding norms of financial transparency/<br>responsiveness/intentionality that our community agrees on broadly,<br>and if so how we're going to get there:<br><a href="https://docs.google.com/document/d/16jIFuZ9bX-Bv675BpA1KmcEcRcX4PRCOUEX0ICRUkOc" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/16jIFuZ9bX-Bv675BpA1KmcEcRcX4PRCOUEX0ICRUkOc</a><span class=""><br><br>> > Devin Ulibarri  traveled with me (I bought his plane ticket but he<br>> > will submit his other expenses separately).<br>><br>> On another related matter, I have not received a trip report and expense<br>> report from Ulibarri.  Per instructions from Conservancy's Executive<br>> Director, Karen Sandler, on this matter, I have not processed the part<br>> of the Bender's reimbursement request but will do so as part of Devin's<br>> full expense report when it arrives.<br><br></span>I will presume Devin Ulibarri's Constructionism 2016 expenses ($787.31<br>flight + $903.08 Music Blocks/conf-related expenses = $1690.39 total)<br>approval process would follow the exact same process as you outline<br>for Walter's above, as soon as that's clarified.<br><br>Separately it seems Walter Bender misunderstood that SL's Board agreed<br>to pay Devin Ulibarri an additional $500 in compensation, above and<br>beyond Devin's travel expenses:<br><a href="http://wiki.sugarlabs.org/index.php?title=Oversight_Board/Meeting_Minutes-2015-%5C" target="_blank">http://wiki.sugarlabs.org/index.php?title=Oversight_Board/Meeting_Minutes-2015-\</a><br>12-17&oldid=96639<br><br>In fact, SL's Oversight Board requires 4 votes for all decisions as was<br>clarified immediately upon my joining SL's Board near the end of 2009,<br>generally to protect against the temptation to schedule meetings<br>around different voting factions, when quorum drifts etc, whatevs.<br><br>This requirement for 4 votes (majority of seats) was confirmed on<br>December 11th 2009, when the motion "SL is and should be a GNU/Linux<br>distributor" failed, receiving only 3 votes:<br><a href="http://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/2009/Meeting_Minutes-2009-12-11" target="_blank">http://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/2009/Meeting_Minutes-2009-12-11</a><br>And again more recently on March 4th 2016:<br><a href="http://meeting.sugarlabs.org/sugar-meeting/meetings/2016-03-04T16:00:36#i_28624%5C" target="_blank">http://meeting.sugarlabs.org/sugar-meeting/meetings/2016-03-04T16:00:36#i_28624\</a><br>08<br><br>I have modified the 2015-12-17 records at<br><a href="http://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/Decisions" target="_blank">http://wiki.sugarlabs.org/go/Oversight_Board/Decisions</a> to reflect the<br>correct and agreed-upon procedure (4 votes minimum, certainly that's<br>been the case since I joined SL's Board at the end of 2009).<br><br>Walter or others wishing to resubmit a motion to pay Devin Ulibarri<br>$500 in compensation, should feel free to do so (insofar as<br>SFConservancy Travel Policies permit retroactive financial approvals,<br>which is NOT something to encourage in future instances obviously, but<br>in these special circumstances it may obviously be necessary, with all<br>Board members voting their conscience per usual).<br><br>Sugar Labs needs to be a place where we learn from our human mistakes<br>WITHOUT recriminations going forward, when small debuggings/reviews<br>bring us closer to the goal, in keeping with our universal principles (reflect,<br>iterate, collaborate, learn!)<br><br>Finally, Devin Ulibarri is a great person by absolutely all<br>appearances, who I don't happen to know, so I'd be remiss to explain<br>why I _personally_ abstained from voting during Dec 17th 2015's vote<br>(mine being 1 of 4 abstentions, alongside Daniel Francis, Chris Leonard,<br>Gonzalo Odiard) to pay him $500 compensation.  That reason is my<br>personal convictions around financial prudence.  My own opinion being<br>that $500 compensation for a 5-day conference is too high for Sugar<br>Labs to be paying _anybody_ at this current stage.  That caution is<br>strictly only my opinion however.  Four months later, with a very new<br>Board, it is far more important today that we look to the future<br>resolving all such matters forthrightly with everyone voting their clear<br>conscience (whatever motions/votes arise) honoring agreed-upon<br>procedures respectful of Software Freedom Conservancy requirements.<br><br>Sincere Respect and Thanks -- to Bradley and All,<br><br>Adam Holt<br>Sugar Labs Oversight Board Liaison to SFConservancy.org<br><br>CC'd to <a href="mailto:ieap@list.sugarlabs.org" target="_blank">ieap@list.sugarlabs.org</a> as there's a growing if not universal<br>community request for timely transparency and process clarity, around<br>vision/governance/finance (enforced by bylaws implicit across<br><a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Sugar_Labs/Governance" target="_blank">https://wiki.sugarlabs.org/go/Sugar_Labs/Governance</a> but that too<br>needs to be clarified, as bylaws simply cannot be edited by random<br>passersby on a wiki, leaving the legally-binding version to guesswork).<br>Nonetheless identifying/organizing our legal nonprofit bylaws is not<br>a huge job in the end as outlined above.  Most important of all, if<br>everybody is civil about innocent human procedural mistakes, soon<br>to be resolved now that they are understood, Donors will also<br>increase their trust in the Sugar community as our organ of<br>deliberative forward movement -- catalyzing conscientious action<br>far beyond hype~<br><br>--<br>Unsung Heroes of OLPC, interviewed live @ <a href="http://unleashkids.org" target="_blank">http://unleashkids.org</a> !<br clear="all"><br>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr">Unsung Heroes of OLPC, interviewed live @ <a href="http://unleashkids.org" target="_blank">http://unleashkids.org</a> !</div></div>
</div></div>
</div></div></blockquote></div></div></div></div></div></div></div>