[Colombia] [OT] [FLISoL-Bogotá]Convocatoria para responsables de área FLISoL Bogotá 2010

[Pilar Saenz]

---------- Mensaje reenviado ----------
De: diana milena posada posada <dimip86 at gmail.com>
Fecha: 5 de enero de 2010 11:54
Asunto: [FLISoL-Bogotá]Convocatoria para responsables de área FLISoL Bogotá 2010
Para: Organizadores FLISOL Bogotá Colombia
<flisol-bogota at listas.installfest.info>, Pilar Saenz
<flisol-bogota-coordinacion at listas.installfest.info>


Hola a todos y todas,

Durante la reunión del sábado 19 de diciembre de 2009 se decidió
enviar un correo haciendo un llamado para las personas que quieran
comprometerse con la organización de alguna de las áreas del FLISoL
-Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre-.
A continuación una pequeña introducción sobre las labores de cada
área, que no es exhaustiva ni definitiva, para que los interesados en
participar se comprometan teniendo una idea de algunas de las
actividades que deberán realizar.
Antes de comenzar les pido disculpas si de pronto consideran que el
texto esta algo largo, pero es importante que quede clara la
descripción de cada área que a través de los años del evento ha sido
indispensable crearlas.

Instalación: el área de instalación es el alma del FLISoL, además de
instaladores se necesita un coordinador de área que sea capaz de
organizar a  los instaladores, que pueda resolver los problemas que se
presenten con la infraestructura, que organice los tiempos de trabajo,
que sepa manejar a las personas, etc. Que haya participado en
anteriores ediciones del FLISoL para que tenga conocimiento de como
funciona el evento y lo que exige. Organizar previo al evento jornadas
de trabajo con los instaladores, de información, planificación,
capacitación, incluso desarrollo de herramientas, instalar el
servidor, flysis, todo esto con un buen tiempo de anterioridad. Además
debe realizar reportes de instalación y generales (maquinas que
entran, salen, etc).

Talleres: la coordinación del área de talleres, para este año se
propuso tres tipos de actividades, la primera los talleres
informáticos, para lo cual se necesita realizar la convocatoria para
talleristas, mirar las necesidades de infraestructura, conseguir y
muchas veces adecuar los espacios para los talleres, organizar el
horario de talleres, realizar la preinscripción de asistentes, llevar
control el día de la asistencia, manejar a las personas (talleristas y
asistentes), entregar reporte final de asistencia, entregar
certificado a los talleristas si se requiere, etc. La segunda
organizar el área de los talleres infantiles donde los niños tengan un
acercamiento al software libre, sus valores y su filosofía a través de
actividades didácticas dirigidas. Aquí de nuevo es importante poder
manejar al público, conseguir y adecuar los espacios, buscar personas
idóneas para trabajar con niños, organizar los horarios de las
actividades y llevar controles de asistencia a los mismos. La ultima
actividad es para personas mayores teniendo como guia el proyecto de
alfabetización digital intergeneracional "Abuelos y nietos", que es
una iniciativa de la Unión Europea (para más información pueden mirar
http://www.ur1.ca/j0ni). Generar en votación abierta la selección de
los talleres. Entregar reportes finales, entregar certificados a los
talleristas que lo requieran, etc.


Conferencias: La coordinación de conferencias se encarga de generar la
convocatoria para conferencistas, hacer la selección de los mismos que
para este año se busca mejorar los contenidos de las charlas y para
esto en la convocatoria pedir aparte del contenido de la charla, datos
del conferencista (hoja de vida) e incluso realizar una entrevista si
es necesario, generar en votación abierta la selección de las
conferencias, organizar el horario, presentar a cada uno de los
conferencistas y atenderlos antes y durante el evento, recolectar la
información de asistencia, generar un reporte final. Entregar
certificados a los conferencistas que lo requieran.


Logística: La coordinación de logística es una de las áreas más
sensibles, por que requiere ayudar a toda la organización del evento,
antes, durante y luego del evento. Generar los materiales de
información para las personas de logística que van a dar información
al publico. Manejar los protocolos de ingreso y seguridad en cada uno
de los espacios. Tener  la información de los horarios de cada uno de
los espacios. Se requiere manejar personas, tiempos y espacios.
Seguridad: Una subárea de logística es la organización del protocolo
de seguridad tanto para las personas como para los equipos que
ingresen el día del evento. Para esto es necesario concertar con los
encargados del espacio los mecanismos de ingreso, la información de
las personas y equipos que ingresan y en general concertar el
protocolo de seguridad del evento.
En el área de logistica la dificultad que se ha presentado es
conseguir el recurso humano, por este motivo se debe buscar incentivos
no solo para tener el personal adecuado sino para que lleguen puntual
el día del evento, ya que la vulnerabilidad de seguridad más fuerte se
tiene a las primeras horas del evento porque no esta todo el recurso
de logística. Como propuesta se puede buscar el recurso en casas de
cultura, grupos y comunidades de SL, entre otros; negociando el apoyo
logístico con instalaciones y demás.

Patrocinio: La coordinación de patrocinio es la encargada de "vender"
el FLISoL, conseguir los recursos materiales, de espacio, incluso de
personas para la realización del mismo. Debe planear y realizar las
reuniones con organizaciones y empresas patrocinadoras, negociar los
patrocinios, escribir y firmar los acuerdos de patrocinio y velar por
el cumplimiento de los mismos. Generar vínculos con otras
organizaciones para conseguir recursos.
Mirar el sitio de
http://flisol.info/ColombiaBogota/2010/Organizacion/Patrocinio/, entre
todos generar propuestas de patrocinadores y apoyo.

Tesorero: Esta coordinación es una propuesta que se dio en la reunión,
la funcionalidad de este es administrar los recursos en dinero que
tiene el FLISoL (este dinero se dio en el transcurso del año en ventas
en diferentes espacios de la comunidad)

Exposiciones: La coordinación de exposiciones se encarga del área de
stands, debe tener la información del lugar, es responsable de la
infraestructura del espacio, generar los mapas de flujo de personas
que visitan la exposición, dar la información requerida antes, durante
y después del evento a los expositores, informar el protocolo de
ingreso de materiales, equipos y personas a los expositores y el
protocolo de seguridad del día del evento.  Debe recolectar la
información de asistencia, generar un reporte final. Entregar
certificados a los expositores que lo requieran.

Publicidad comunicación y prensa: El área de publicidad está encargada
de generar toda la propuesta de comunicación y publicidad del evento,
no solo diseñar los afiches, volantes, brochures, tarjetas y demás
material gráfico sobre el evento. Sino también generar todos los
comunicados de prensa y difundirlos por los canales de comunicación
del evento (listas de
correo, listas de interés, redes sociales, blogs, etc). Además buscar
y utilizar otros mecanismos de comunicación que permitan posicionar el
evento (prensa, radio, TV). Hacer la convocatoria del afiche en enero
y tener el afiche oficial por mas tardar finalizando febrero

Libre Cultura: Es un deseo volver a tener un área encargada de
realizar durante el evento una presentación de grupos culturales y
artísticos que trabajen en el área de librecultura. Esta área se
encarga de la organización de estas presentaciones, de organizar un
horario de presentaciones, coordinar las necesidad es de
infraestructura para las mismas, responder a las necesidades de los
grupos que hagan las presentaciones, recolectar la información de
asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los
expositores que lo requieran. Realizar una reunión con las personas
que están en librecultura y hacer una propuesta para el evento.

Coordinación general: La coordinación general se encarga de ver que
todo se esté realizando como debe ser, de coordinar y supervisar las
tareas de las demás áreas, asumir las tareas que estén pendientes de
realización. Asumir las áreas que no tengan coordinación. Asistir a
las reuniones que se requieran con los diferentes grupos,
organizaciones, empresas y personas para la organización del evento.
Revisar todo el material de publicidad del evento. Revisar la
programación de todas las actividades. Revisar la información
publicada en el wiki. Firmar los acuerdos de patrocinio. Tener la
responsabilidad de los espacios, materiales y equipos entregados para
la organización y realización del evento. Firmar los certificados que
se requieran. Generar un reporte final consolidado del evento. Manejar
las estadísticas del evento, etc, etc. Tener dos
observadores-colaboradores, y así dejar un relevo generacional sobre
el cargo. Hacer un informe después del evento sobre que queda en
recursos tanto económicos como físicos (cd's, dvd's, entre otros)

Comité de vinculación de terceros: Esta encargado de buscar tanto en
la comunidad de SL como en otras comunidades, personas interesadas en
ser parte del a organización del evento.

En las areas mencionadas anteriormente, algunas personas ya se han
ofrecido a ayudar en algunas labores, pero se necesitan mas personas
en los comites.
La idea es que las personas interesadas en participar activamente en
la organización y que quieran y puedan comprometerse, que tengan el
tiempo y la disponibilidad para asumir una de estas responsabilidades
para el evento manifiesten su interés y asistan a la próxima reunión
de coordinación que se realizará el próximo sábado 16 de enero en
HackBo (El cual esta temporalmente ubicado en tecnoparque, Cll 54 N°
10 - 39 primer piso auditorio Diamante), a las 2pm.

Nota: El espacio para la reunión es tentativo por el momento, de todas
maneras se está informando de algun cambio, o sino pueden comunicarse
al 318-2261837

Se les pide a todas las personas que lean esta convocatoria, que la
hagan circular por las listas y espacios donde existan personas que
quieran participar en la realización del evento.

Muchas gracias y un cordial saludo


--
Diana Milena Posada Posada
Grupo Linux Universidad Distrital GLUD
Ing. Sistemas
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
http://glud.udistrital.edu.co
glud at udistrital.edu.co

FLISoL Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre
24 de Abril de 2010


_______________________________________________
FLISOL-Bogota mailing list
FLISOL-Bogota at listas.installfest.info
https://listas.installfest.info/cgi-bin/mailman/listinfo/flisol-bogota




-- 
María del Pilar Sáenz